Fertigung und PPS im ERP: Stücklisten, Arbeitspläne, Materialbedarfsplanung

Wer in einem ERP-System fertigen will, braucht vor allem saubere Stammdaten: Stücklisten (was wird verbaut), Arbeitspläne (wie und wo wird gefertigt) und Arbeitsplätze mit Kapazitäten. Darauf bauen Materialbedarfsplanung, Fertigungsaufträge, Rückmeldungen und Nachkalkulation auf. Der häufigste Grund für gescheiterte PPS-Einführungen ist nicht die Software, sondern fehlerhafte Stammdaten und fehlende Rückmeldedisziplin in der Werkstatt. Dieser Guide erklärt die Bausteine in der Reihenfolge, in der Sie sie aufbauen sollten.

Bausteine der Produktionsplanung und -steuerung

Baustein	Aufgabe	Typische Fehlerquelle
Artikelstamm	Beschreibt Roh-, Halb- und Fertigteile	Uneinheitliche Einheiten, Dubletten
Stückliste	Struktur eines Erzeugnisses mit Mengen	Veraltete Versionen, fehlender Ausschuss
Arbeitsplan	Arbeitsgänge, Arbeitsplatz, Rüst- und Stückzeiten	Zeiten aus Schätzung statt Messung
Arbeitsplatz	Maschine oder Gruppe mit Kapazität und Kostensatz	Nicht gepflegte Kalender und Schichtmodelle
Materialbedarfsplanung	Berechnet Bedarf und Bestellvorschläge	Falsche Beschaffungszeiten und Bestände
Fertigungsauftrag	Steuert Menge, Termin, Material und Arbeitsgänge	Zu späte oder fehlende Rückmeldung
Rückmeldung	Meldet Menge, Zeit, Ausschuss	Doppelerfassung auf Papier
Nachkalkulation	Vergleicht Plan- und Istkosten	Fehlende Zuordnung von Gemeinkosten

Stücklisten sauber aufbauen

Eine mehrstufige Stückliste bildet das Erzeugnis in Ebenen ab: Fertigprodukt, Baugruppen, Einzelteile, Rohmaterial. Beispiel (illustrativ): Ein Schaltschrank besteht aus einem Gehäuse, zwei Netzteilen und 40 Klemmen. Eine Klemme ist ein Zukaufteil, das Gehäuse ein Eigenfertigungsteil mit eigener Stückliste (Blech, Schrauben, Lackierung). Wichtig:

Ausschuss und Verschnitt über Ausschussfaktoren berücksichtigen.
Varianten: Bei vielen Ausführungen lohnen Variantenstücklisten oder Konfiguratoren statt hunderter eigener Stücklisten.
Versionierung: Änderungen mit Gültigkeitsdatum pflegen, damit alte Aufträge mit alten Ständen laufen.
Eigentümer: Eine Abteilung verantwortet die Stücklistenpflege, meist Konstruktion oder Arbeitsvorbereitung.

Arbeitspläne und Zeiten

Der Arbeitsplan legt fest, welche Arbeitsgänge in welcher Reihenfolge an welchem Arbeitsplatz laufen. Die Zeit eines Auftrags setzt sich aus Rüstzeit (einmal je Auftrag) und Stückzeit (je Stück) zusammen. Beispiel (illustrativ): Rüstzeit 30 Minuten, Stückzeit 4 Minuten, Losgröße 50: Auftragszeit = 30 + 50 × 4 = 230 Minuten, also gut 3,8 Stunden. Bei einem Maschinenstundensatz von 60 Euro (Beispielwert) entstehen Maschinenkosten von etwa 230 Euro je Los, bei Losgröße 200 nur 830 ÷ 200 = 4,15 Euro je Stück statt 4,60 Euro. Das zeigt den Effekt der Losgröße, den ein ERP in der Kalkulation abbilden sollte. Prüfen Sie Zeiten vor dem Start durch Messung; Schätzzeiten führen zu falschen Terminen und falschen Kalkulationen.

Materialbedarfsplanung (MRP)

Die Materialbedarfsplanung löst aus Aufträgen und Prognosen den Bedarf über alle Stücklistenstufen auf, zieht Bestände und offene Bestellungen ab und erzeugt Bestellvorschläge und Fertigungsaufträge mit Terminen. Das Prinzip: Nettobedarf = Bruttobedarf − Lagerbestand − erwartete Zugänge + Reservierungen + Sicherheitsbestand. Beispiel (illustrativ): Bruttobedarf 120 Stück, Lagerbestand 40, offene Bestellung 30, Sicherheitsbestand 20, Reservierungen 0. Nettobedarf = 120 − 40 − 30 + 20 = 70 Stück. Die Planung funktioniert nur, wenn Bestände korrekt gebucht sind und Beschaffungszeiten stimmen; siehe Lager und Beschaffung im ERP.

Je nach Fertigungsart unterscheiden sich die Anforderungen:

Einzelfertigung und Kleinserie: Projektbezogen, viele Sonderteile, Angebotskalkulation wichtig.
Serienfertigung: Feste Stücklisten und Arbeitspläne, Fokus auf Kapazität und Losgrößen.
Variantenfertigung: Konfigurator, Variantenstücklisten.
Prozessfertigung (Chemie, Lebensmittel): Rezepturen, Chargen, Mindesthaltbarkeit, strenge Rückverfolgbarkeit.

Kapazitätsplanung und Terminierung

Das ERP rechnet vorwärts (Startdatum bekannt) oder rückwärts (Liefertermin bekannt). Entscheidend ist, ob es Kapazität berücksichtigt (endliche Planung) oder nur Durchlaufzeiten (unendliche Planung). Viele ERP-Standardlösungen planen zunächst ohne feine Kapazitätsgrenzen; für anspruchsvolle Feinplanung gibt es Zusatzmodule oder separate Feinplanungssysteme (APS). Fragen Sie bei der Vorführung: Wie werden Engpassmaschinen geplant, wie Umplanungen, wie Wartungs- und Schichtkalender?

Rückmeldung aus der Werkstatt

Ohne Rückmeldung von Mengen, Zeiten und Ausschuss bleibt das System blind. Prüfen Sie Optionen: Erfassung per Terminal, Tablet oder Scanner direkt am Arbeitsplatz, Anbindung von Maschinendaten (MDE/BDE), Erfassung mit Kartensystem. Sinnvoll ist eine einfache Bedienung: Wenn die Erfassung länger dauert als der Zettel, wird sie umgangen. Beziehen Sie die Werker in die Auswahl ein.

Kalkulation und Nachkalkulation

Die Vorkalkulation berechnet Herstellkosten aus Material, Fertigungslöhnen, Maschinenstunden und Gemeinkostenzuschlägen. Die Nachkalkulation vergleicht sie mit den Ist-Werten aus den Rückmeldungen. Abweichungen zeigen, wo Zeiten, Preise oder Ausschuss falsch geschätzt wurden. Das ERP sollte Abweichungen je Auftrag und je Artikel auswerten. Für die Bewertung unfertiger und fertiger Erzeugnisse im Jahresabschluss gelten handelsrechtliche Herstellungskosten (§ 255 HGB); die Abgrenzung zu Gemeinkosten besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Einführungsreihenfolge

Artikelstamm und Einheiten bereinigen.
Stücklisten für die umsatzstärksten Erzeugnisse anlegen und prüfen.
Arbeitspläne mit gemessenen Zeiten pflegen.
Arbeitsplätze und Kalender einrichten.
Materialbedarfsplanung zunächst für wenige Produkte testen.
Rückmeldung am Arbeitsplatz pilotieren.
Nachkalkulation auswerten und nachsteuern.

Planen Sie dafür deutlich mehr Zeit als für reine Handelsprozesse. Dazu passt der Guide ERP-Einführung: Projektplan.

Typische Fehler

Stücklisten aus Tabellen übernehmen, ohne sie zu prüfen.
Zu viele Sonderfälle ins Standardsystem pressen.
Bestände nicht diszipliniert buchen.
Rückmeldung als Zusatzarbeit statt als Teil des Ablaufs organisieren.
Planungsläufe ohne Prüfung der Ergebnisse ausführen und blind folgen.

Auswahlfragen für die Vorführung

Lassen Sie sich ein eigenes Erzeugnis mit Stückliste, Arbeitsplan, Fertigungsauftrag und Rückmeldung zeigen. Prüfen Sie, wie Änderungen an der Stückliste während eines laufenden Auftrags behandelt werden, wie Fremdbearbeitung (verlängerte Werkbank) abgebildet wird und wie Qualitätsprüfungen dokumentiert werden. Die Kosten für Fertigungsmodule fließen in den Kostenrahmen ein.

Häufige Fragen

Brauche ich ein spezielles PPS-System?

Viele Mittelständler kommen mit dem Fertigungsmodul eines ERP-Systems aus. Bei sehr komplexer Feinplanung kann ein Zusatzsystem sinnvoll sein.

Wie genau müssen Zeiten sein?

Genau genug, dass Termine und Kalkulation verlässlich sind. Messen Sie Zeiten zumindest bei den wichtigsten Erzeugnissen.

Kann ich mit Einzelfertigung ein ERP nutzen?

Ja, aber der Schwerpunkt liegt auf Angebots- und Projektkalkulation, Auftragsverfolgung und flexiblen Stücklisten statt auf Serienplanung.

Quellen

Gesetze im Internet — Handelsgesetzbuch, § 255 zu Herstellungskosten
Bundesministerium der Finanzen — steuerliche Bewertung von Vorräten
Mittelstand-Digital — Informationen zur Digitalisierung in der Produktion