Datenmigration beim ERP-Wechsel: Stammdaten, offene Posten und Altdaten richtig übernehmen

Bei der Datenmigration entscheidet sich häufig, ob ein ERP-Projekt im Zeitplan bleibt. Die Faustregel: Übernehmen Sie so wenig wie nötig, aber so viel wie rechtlich und betrieblich erforderlich. In der Regel gehören dazu bereinigte Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten), offene Posten und Salden, aktuelle Lagerbestände und offene Aufträge. Die Historie der Buchführung und der Belege muss nicht zwingend im neuen System liegen, aber lesbar und prüfbar aufbewahrt werden. Dieser Guide zeigt, wie Sie Daten sichten, bereinigen, abbilden, testen und abstimmen.

Was wird migriert, was archiviert?

Datenart	Empfehlung	Begründung
Kunden und Lieferanten (aktiv)	Bereinigt migrieren	Grundlage aller Vorgänge
Inaktive Stammdaten	Archivieren, nicht migrieren	Weniger Ballast, geringeres Datenschutzrisiko
Artikel, Preise, Stücklisten	Bereinigt migrieren	Kern von Vertrieb und Fertigung
Offene Posten (Debitoren, Kreditoren)	Migrieren, Summen abstimmen	Zahlungen und Mahnungen laufen weiter
Sachkonten	Salden zum Stichtag übernehmen	Fortführung der Buchführung
Lagerbestände	Nach Inventur oder Stichtagsabgleich übernehmen	Basis für Disposition
Offene Aufträge und Bestellungen	Selektiv migrieren	Laufende Geschäftsvorfälle
Historische Belege und Journale	Revisionssicher archivieren	Aufbewahrungsfristen nach AO und HGB

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Listen Sie alle Datenquellen auf: das Altsystem, Tabellen, Shopsysteme, E-Mail-Postfächer, Dokumentablage und Spezialsoftware wie Zeiterfassung. Ordnen Sie jeder Datenart einen Verantwortlichen im Fachbereich zu, der Inhalt und Qualität beurteilen kann. Dokumentieren Sie je Feld, wofür es genutzt wird. Viele Altsysteme enthalten Felder, die niemand mehr braucht oder die für etwas anderes zweckentfremdet wurden, zum Beispiel Freitextfelder mit Lieferbedingungen.

Schritt 2: Daten bereinigen

Die Bereinigung gehört nicht der IT allein. Typische Aufgaben:

Dubletten bei Kunden und Lieferanten zusammenführen (gleiche Firma mit unterschiedlichen Schreibweisen).
Veraltete Datensätze nach Aktivitätsdatum markieren und aussortieren.
Pflichtfelder ergänzen, etwa Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsbedingungen, Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, E-Mail-Adresse für die E-Rechnung.
Artikelstamm vereinheitlichen: Einheiten, Warengruppen, Steuerschlüssel, Gewichte.
Preislisten prüfen und bereinigen.

Je früher Sie beginnen, desto geringer der Druck kurz vor dem Start. Planen Sie dafür Wochen ein, nicht Tage.

Schritt 3: Mapping und Transformationsregeln

Das Mapping legt fest, welches Feld im Altsystem in welches Feld im neuen System übernommen wird. Neue Systeme haben oft andere Strukturen: Ein Kunde mit mehreren Lieferadressen, ein Artikel mit Varianten oder Kontenrahmen mit anderen Nummern. Halten Sie Regeln schriftlich fest, etwa „Kontenrahmen alt auf SKR04 neu per Zuordnungstabelle“ oder „Zahlungsbedingung 14T/30T auf neue Codes umsetzen“. Eine Zuordnungstabelle, die auch die Buchhaltung prüft, vermeidet spätere Diskussionen.

Schritt 4: Probemigration und Abstimmung

Führen Sie mindestens zwei vollständige Probeläufe in einer Testumgebung durch. Prüfen Sie nach jedem Lauf:

Mengen: Anzahl Kunden, Lieferanten, Artikel, offene Posten im Alt- und im Neusystem.
Summen: Debitoren- und Kreditorensalden, Lagerwert, Sachkontensalden.
Stichproben: Fachanwender prüfen 30 bis 50 zufällige Datensätze pro Datenart auf Richtigkeit.
Prozesstests: Auftrag, Lieferung, Rechnung, Zahlung mit migrierten Daten.

Beispiel (illustrativ): Das Altsystem weist offene Debitorenposten von 412.380,15 Euro aus. Nach der Probemigration zeigt das neue System 412.380,15 Euro: abgestimmt. Weicht die Summe ab, suchen Sie die Differenz bis auf den Cent, bevor Sie weitermachen. Abweichungen durch Rundung, Skonto oder Fremdwährungsbewertung lassen sich meist schnell klären, unerklärte Differenzen nicht.

Schritt 5: Cut-over zum Stichtag

Für den Stichtagswechsel gilt ein festes Drehbuch: Altsystem sperren, letzte Buchungen und Lagerbewegungen erfassen, Abschlussbuchungen durchführen, Endstände sichern, finale Migration durchführen, Salden und Bestände abstimmen, Freigabe durch Buchhaltung und Lager, erst danach Freigabe für die Anwender. Legen Sie vorab fest, wer mit welcher Kompetenz den Abbruch („No-go“) entscheiden darf und wie ein Rückfall auf das Altsystem aussähe.

Altdaten aufbewahren: GoBD und Fristen

Auch wenn Sie die Historie nicht ins neue System laden, müssen aufbewahrungspflichtige Daten maschinell auswertbar und lesbar bleiben. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen sind in § 147 AO und handelsrechtlich in § 257 HGB geregelt: Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren, für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare weiterhin zehn Jahre und für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Finanzverwaltung kann bei einer Außenprüfung Zugriff auf die Daten verlangen (unmittelbarer Zugriff, mittelbarer Zugriff, Datenträgerüberlassung). Prüfen Sie daher, ob das Altsystem im Lesemodus weiterbetrieben wird, ob ein Archivsystem die Daten übernimmt oder ob ein Export mit Beschreibungsstandard vorliegt. Eine Löschung des Altsystems vor Ablauf der Fristen ist ein klassischer Fehler. Details im Guide GoBD und Aufbewahrung im ERP.

Datenschutz bei der Migration

Beim Umzug von Daten gelten die Grundsätze der DSGVO weiter. Prüfen Sie: Werden Testdaten pseudonymisiert oder anonymisiert, wenn Dienstleister Zugriff haben? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Partner? Werden Daten, die nicht mehr benötigt werden und nicht aufbewahrungspflichtig sind, gelöscht statt migriert? Datenminimierung ist hier auch ein praktischer Vorteil.

Typische Fehler

Migration als reine IT-Aufgabe behandeln.
Alle Daten „sicherheitshalber“ übernehmen, auch veraltete.
Probeläufe überspringen oder zu spät beginnen.
Altsystem nach dem Wechsel abschalten und Lesezugriff verlieren.
Offene Posten ohne Abstimmung der Summen übernehmen.

Häufige Fragen

Wie viele Probemigrationen sind sinnvoll?

Mindestens zwei, bei komplexen Datenbeständen drei. Jeder Lauf deckt neue Fehler auf, und der letzte sollte der Generalprobe zum Stichtag entsprechen.

Muss ich alle Buchungen der letzten zehn Jahre ins neue System laden?

Nein. Sie müssen die Daten lesbar und auswertbar aufbewahren, nicht zwingend im Produktivsystem.

Was kostet eine Datenmigration?

Das hängt von Datenmenge, Qualität und Zahl der Quellen ab. Planen Sie sie als eigenen Posten im Budget, wie im Kostenrahmen als fixe Projektkosten.

Quellen

Bundesministerium der Finanzen — GoBD und Datenzugriff der Finanzverwaltung
Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit — DSGVO
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik — Hinweise zur sicheren Archivierung